Głównym celem szkolenia jest praktyczne opanowanie funkcji i narzędzi Excela, które posłużą do stworzenia w pełni automatycznego harmonogramu czasu trwania zadań.

Podczas szkolenia wyjaśniane są „krok po kroku” funkcje, formuły i opcje programu Excel, które w konsekwencji umożliwią stworzenie wykresu „Gantta” z wykorzystaniem formatowania warunkowego w Excelu.

Uczestnicy poznają także praktyczne wykorzystanie narzędzi arkusza kalkulacyjnego w codziennej pracy.

Szkolenie dedykowane jest szczególnie osobom, które zajmują się tworzeniem planu projektu, harmonogramowaniem, czy przestrzeganiem prawidłowej realizacji zadań projektowych. W szczególności dla wszystkich tych osób, które nie posiadają programu do planowania projektu np. Ms Project i wykonują harmonogramy w Excelu.

Dzięki szkoleniu „Harmonogramowanie w Excelu” kursanci stworzą w pełni funkcjonalną aplikację, która umożliwi im obrazowanie czasu trwania zadań w każdym projekcie.

Na szkoleniu kursanci dowiedzą się:

• Jak stworzyć automatyczny wykres obrazujący czas trwania zadań,
• Jak wykorzystać funkcje JEŻELI, WYSZUKAJ.PIONOWO, PRZESUNIĘCIE oraz INDEKS.PODAJ.POZYCJĘ w codziennej pracy, jak również wykorzystać je do stworzenia wykresu obrazującego „czas trwania zadań”,
• Jak wykorzystać formatowanie warunkowe do stworzenia obrazu „czasu trwania zadań” oraz jak wykorzystać je w codziennej pracy z arkuszami Excela,
• Jak zastosować poprawnie funkcje daty i czasu w celu określenia zakończenia i rozpoczęcia konkretnego zadania,
• jak wykorzystać funkcje tekstowe do wyodrębniania fragmentów tekstu,
• Jak tworzyć „mega funkcje” zagnieżdżone w innych funkcjach,
• Jak poprawnie przygotować dane, aby spełniały one kryteria eksportu do programu MS Project.

Ważnym elementem szkolenia jest nauka wykorzystania funkcji wyszukiwania i porównania Excela w połączniu z innymi funkcjami. Kursantom prezentowana jest metodyka tworzenia funkcji zagnieżdżonych, które pomogą skonstruować zautomatyzowany arkusz Excela, służący do tworzenia planu projektu i kontrolowania prac projektu. Wykładowca prezentuje, jak wykorzystać formatowanie ze względu na określone warunki (formatowanie warunkowe) do stworzenia wykresu czasu trwania zadań. Dzięki temu kursanci mogą bardzo dokładnie zaplanować zadania w projekcie, a także wprowadzać do niego zmiany. Każde przesunięcie zadania w czasie będzie wpływało np. na czas rozpoczęcia lub zakończania innego zadania, co pozwoli ograniczyć „ręczne przestawianie” zadań.

Po szkoleniu każdy z kursantów będzie mógł wykorzystać stworzoną aplikację w Excelu do zaplanowania projektu we własnej firmie. Stąd też szkolenie jest polecane także pracownikom firm, które nie posiadają programu MS Project oraz tym, którzy co prawda posiadają program do harmonogramowania, ale nie na wszystkich stanowiskach komputerowych.

Program stworzony podczas szkolenia umożliwi też i w tym wypadku swobodny przepływ danych między Excelem a programem MS Project, czy innym programem do planowania projektu.

Kursanci po szkoleniu otrzymują także w pełni funkcjonalną aplikację stworzoną przez naszych specjalistów w Excelu, a służącą do harmonogramowania, planowania prac.

Materiały szkoleniowe

Na szkoleniu otrzymasz następujące materiały szkoleniowe:

• Skrypt, opisujący wszystkie funkcje i narzędzia Excela wykorzystywane podczas szkolenia,
• Skrypt, prowadzący przez praktyczne ćwiczenia szkoleniowe,
• Skrypt, opisujący „krok po kroku” tworzenie aplikacji do „planowania zadań w Excelu”,
• Aplikację w Excelu służącą do harmonogramowania prac,
• Ćwiczenia praktyczne w Excelu wykonywane na szkoleniu.

Serwis poszkoleniowy

Aby zapewnić Państwu także i po szkoleniu dogodne warunki do poszerzania wiedzy z zakresu obsługi arkusza kalkulacyjnego Excel, gwarantujemy każdej osobie, która uczestniczyła w naszym szkoleniu, 12-miesięczną opiekę. W czasie trwania tego „serwisu” mogą Państwo kontaktować się z naszymi wykładowcami korzystając z poczty e-mailowej, rozmów telefonicznych lub odwiedzić naszych trenerów w siedzibie firmy.

Warunkiem przystąpienia do szkolenia jest znajomość programu Excel co najmniej na poziomie średniozaawansowanym.

Wprowadzenie do tworzenia harmonogramu w Excelu

• Omówienie podstawowych wiadomości o planowaniu zadań w czasie

  Jak powinien być poprawnie zaplanowany projekt i jego zadania, od czego zależy czas trwania zadań, na czym polega zależność zadań, automatyzacja danych związanych z czasem trwania zadań w Excelu

• Typy połączeń zadań między zadaniami (relacje między zadaniami)

  Omówienie podstawowych typów zależności między zadaniami, ZR – jedno zadanie się kończy dopiero wtedy inne się zaczyna, ZZ – dwa zadania się kończą w tym samym czasie, RR – dwa zadania rozpoczynają się w tym samym czasie

• Wykres Gantta (wykres obrazujący czas trwania zadań na linii czasu)

  Wyjaśnienie pojęcia czym jest wykres Gantta, jak obrazować czas trwania zadań z wykorzystaniem arkuszy Excela

Narzędzia i funkcje niezbędne do przygotowania danych pod budowę prawidłowego harmonogramu w Excelu

• Obiekt Tabela w Excelu

  Wyjaśnienie czym jest tabela i na czym polega jej funkcjonalność, wykorzystanie tabeli Excela do stworzenia dynamicznych zakresów, niezbędnych do stworzenia w pełni automatycznego arkusza obrazującego czas trwania zadań

• Poprawna budowa dat w Excelu

  Wykres czasu trwania oparty na datach rozpoczęcia i zakończenia zadań w kontekście wprowadzania poprawnych dat do komórek arkusza

• Sprawdzanie poprawności danych (organicznie możliwości popełniania błędów)

  Podstawowe opcje sprawdzania poprawności, tworzenie list rozwijanych, wykorzystanie „pola listy rozwijanej” do stworzenia danych niezbędnych w przygotowaniu czasu trwania zadań

• Definiowanie nazw

  Odwołania do zakresów danych poprzez nazwę, tworzenie list rozwijanych z wykorzystaniem odwołania do nazw, pobieranie danych do list rozwijanych z innych arkuszy Excela

• Przygotowanie danych pod budowę wykresu „czasu trwania danych”

  Dane niezbędne do zbudowania wykresu czasu, wykorzystanie poprawności danych do wprowadzania prawidłowych wartości i ułatwienia wprowadzenia danych, stworzenie poprawnej tabeli zawierającej dane

• Prosty wykres Gantta w Excelu

  Stworzenie prostego wykresu Gantta z wykorzystaniem wykresu „słupkowego” w Excelu

Funkcje niezbędne do budowy harmonogramu w Excelu

Formuły i funkcje niezbędne do stworzenia w pełni automatycznego arkusza obrazującego „czas trwania zadań” na wykresie

• Odwołania względne i bezwzględne

  Dokładne omówienie „blokowania komórek” z wykorzystaniem znaku $

• Funkcje daty: Funkcje daty: DZIŚ, ROK, MIESIĄC, DZIEŃ, DATA, NUM.TYG, DNI.ROBOCZE

  Wstawianie zawsze aktualnej daty, tworzenie z daty roku, dnia i miesiąca, obliczanie numeru tygodnia roku (wyjaśnienie błędów zawartych w funkcji NUM.TYG i poprawienie jej funkcjonowania)

• Funkcje logiczne: JEŻELI, ORAZ, LUB, JEŻELI.BŁĄD

  Tworzenie zagnieżdżonych funkcji JEŻELI, zagnieżdżanie funkcji ORAZ i LUB w funkcji JEŻELI, poprawienie błędów w formułach z wykorzystaniem funkcji JEŻELI.BŁĄD

• Funkcje wyszukiwania: WYSZUKAJ.PIONOWO, INDEKS, PODAJ.POZYCJĘ, PRZESUNIĘCIE, WIERSZ, NR.KOLUMNY

  Porównywanie i wyszukiwanie wartości z wykorzystaniem funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO i INDEKS, PODAJ.POZYCJĘ, odszukiwanie pozycji danych z wykorzystaniem funkcji PODAJ.POZYCJĘ, zagnieżdżanie funkcji INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ z funkcją WIERSZ, tworzenie automatycznego numerowania z funkcją WIERSZ, tworzenie dynamicznych zakresów z wykorzystaniem funkcji PRZESUNIĘCIE

• Funkcje tekstowe: LEWY, PRAWY, TEKST

  Wyodrębnianie części tekstu, łączenie tekstu z wykorzystaniem znaku "&", zmiana daty na słowne: miesiąc, dzień

Przygotowanie danych do budowy planu zadań (harmonogramu w Excelu)

Poprawne przygotowanie danych z zastosowaniem funkcji i poznanych narzędzi Excela, układ i poprawna budowa tabeli danych

• Określenie nazw zadań

  Wprowadzenie poprawnych nazw zadań, formatowanie nazw zadań

• Określenie czasu trwania zadań

  Określenie kalendarzowych czasów trwania zadań, ograniczenie możliwości popełniania błędów podczas uzupełniania czasu trwania zadań z wykorzystaniem narzędzia „sprawdzanie poprawności”

• Określenie dat rozpoczęcia i zakończania zadań

  Konstruowanie za pomocą funkcji daty czasu rozpoczęcia i zakończania czasu trwania zadań

• Określenie typu połączeń między zadaniami

  Tworzenie pola listy rozwijanej zawierającego określone połącznia pomiędzy zadaniami

• Przygotowanie dat do linii czasu

  Tworzenie linii czasu, pod budowę wykresu z wykorzystaniem funkcji daty i funkcji tekstowych Excela

Budowa wykresu czasu trwania zadań na podstawie formatowania warunkowego

• Formatowanie warunkowe umożliwiające budowę wykresu „czasu trwania” zadań (wykresu Gantta)
  • Podstawowe pojęcia związane z formatowaniem warunkowym

    Jak stworzyć wykres czasu trwania za pomocą formatowania warunkowego, zmiana koloru komórek na podstawie warunków

  • Wykorzystanie funkcji wbudowanych formatowania warunkowego

    Podstawowe wykorzystanie formatowania warunkowego, „graficzne” formatowanie warunkowe z wykorzystaniem ikon i symboli wbudowanych

  • Formatowanie warunkowe z wykorzystaniem funkcji

    Zamiana koloru całych wierszy arkusza ze względu na określony warunek, zmiana koloru kolumn zawierających określone daty, zmiana formatowania czcionki i obramowania komórki ze względu na określony warunek, wykorzystanie funkcji TEKST, LEWY, PRAWY w formatowaniu warunkowym, wykorzystanie funkcji WIERSZ w formatowaniu warunkowym

• Budowa prostego wykresu czasu trwania zadań z wykorzystaniem formatowania warunkowego na podstawie dat zakończenia i rozpoczęcia

  Zmiana koloru zakresów wierszy i kolumn określających czas trwania zadań (od daty rozpoczęcia do zakończania) z wykorzystaniem formatowania warunkowego i funkcji logicznych JEŻELI, LUB, ORAZ

Tworzenie i budowa zaawansowanego wykresu czasu trwania zadań na podstawie formatowania warunkowego

• Przygotowanie danych
  • Stworzenie zaawansowanej linii czasu z uwzględnieniem lat, miesięcy, dni, dni tygodnia i numeru tygodnia roku

    Tworzenie automatycznej linii czasu z wykorzystaniem funkcji: ROK, MIESIĄC, DZIEŃ, NUM.TYG i funkcji TEKST

  • Określenie daty rozpoczęcia projektu

    Stworzenie za pomocą funkcji daty „startowej” całego projektu, tak aby miała wpływa na rozpoczęcie pierwszego zadania projektu

• Powiązanie dat rozpoczęcia i zakończania zadań za pomocą funkcji
  • Uzależnienie dat czasu rozpoczęcia i zakończenia zadań od ich czasu trwania

    Powiązanie dat rozpoczęcia i zakończenia zadań z czasem ich trwania

  • Uzależnienie dat rozpoczęcia i zakończenia zadań od typów połączeń między zadaniami

    Uzależnienie dat rozpoczęcia i zakończenia zadań od dat rozpoczęcia i zakończania innych zadań, tak aby brały pod uwagę także typy połączeń między zadaniami, np. uzależnienie daty rozpoczęcia 2 zadania od daty zakończania zadania 1, tworzenie automatycznych przesunięć czasów trwania wielu zadań z wykorzystaniem funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ, WIERSZ i JEŻELI

• Wykres czasu trwania zadań
  • Oznaczenie weekendów (sobót i niedziel) za pomocą formatowania warunkowego

    Zmiana koloru i obramowania kolumn zawierających daty będące sobotami i niedzielami, dodawanie do linii czasu obramowań (na podstawie formatowania warunkowego) zaznaczających koniec i początek danego miesiąca oraz roku z wykorzystaniem funkcji w formatowaniu warunkowym

  • Zaznaczenie aktualnej daty

    Automatyczna zmiana koloru kolumny oznaczającej aktualną datę (datę dzisiejszą) z wykorzystaniem funkcji w formatowaniu warunkowym

  • Stworzenie „pasków” określających czas trwania zadań

    Zastosowanie funkcji logicznych JEŻELI, ORAZ, LUB w formatowaniu warunkowym do stworzenia automatycznych pasków określających czas trwania zadań

  • Sprawdzenie funkcjonalności stworzonego wykresu

    Sprawdzanie poprawności wykonania oraz zastosowania wykonanego wykresu „czasu” trwania zadań

  • Dodanie oznaczania terminu ostatecznego czasu ukończenia zadań

    Wykorzystanie ikon i funkcji w formatowaniu warunkowym do zaznaczania terminu ostatecznego wykonania zadań na stworzonym wykresie

  • Dodanie dat rozpoczęcia i zakończenia czasu trwania zadań na wykresie

    Dodanie za pomocą funkcji i formatowania warunkowego do pasków określających czas trwania dat początkowych i końcowych zadań

Obliczenie dni roboczych przypadających na czas trwania zadań

Uzupełnianie tabeli danych o dni robocze określające faktyczny czas przeznaczony na prace w zadaniach z wykorzystaniem funkcji DNI.ROBOCZE

Przypisanie zasobów do zadań

• Stworzenie arkusza odpowiedzialnego za zasoby w projekcie

  Poprawna budowa arkusza z zasobami projektu: ludzi, urządzeń - czasu ich pracy oraz materiałów, budowa arkusza z wykorzystaniem Tabel i funkcji

• Wykorzystanie pola listy rozwijanej do przypisywania zasobów do projektu

  Stworzenie pola listy rozwijanej umożlwiającego przypisanie zasobów do konkretnych zadań w arkuszu Excela

Zabezpieczanie arkusza i skoroszytu Excela ze stworzonym projektem

• Zabezpieczanie arkuszy z użyciem haseł

  Całkowite zablokowanie arkusza przed możliwością zmiany i edycji danych

• Blokada formuł stworzonych na projekcie

  Zabezpieczanie formuł niezbędnych do prawidłowego działania arkusza przed możliwością edycji, odblokowanie zakresów, w których ma nastąpić wpis danych z użyciem opcji „Chroń arkusz” i formatuj komórki

• Blokada skoroszytu

  Zablokowanie hasłem całego skoroszytu przed możliwością usuwania arkuszy i zmianą widoku

Wydruk danych związanych z projektem

Wydruk wykresu Gantta i wydruk wykresu „czasu trwania” zadań, metody i sposoby stworzenia prawidłowego wydruku w Excelu

Udostępnienie projektu harmonogramu innym użytkownikom

Udostępnianie skoroszytu innym użytkownikom w celu stworzenia możliwości jednoczesnej pracy na arkuszach Excela

Metody exportu i importu danych z Excela do programu MS Project i odwrotnie

Wstawianie danych pobranych z programów do harmonogramowania do stworzonego projektu, dostosowanie projektu do nowych danych, udostępnianie danych w celu wczytania ich do programu Ms Project

Każda osoba uczestnicząca w szkoleniu otrzymuje certyfikat potwierdzający nabycie wiedzy zakresu obsługi arkusza Excel i praktycznej umiejętności wykorzystania formuł i funkcji do stworzenia aplikacji służącej do harmonogramowania i planowania prac.

Szkolenie prowadzone jest w formie warsztatów praktycznych na programie Excel. Uczestnicy w początkowej fazie szkolenia poznają narzędzia i funkcje niezbędne do wykonania wykresu Gantta za pomocą formatowania warunkowego, a w następnej części wykorzystują je do stworzenia w pełni funkcjonalnej aplikacji, służącej do zaplanowania zadań.

Każdy kursant ma do dyspozycji własne stanowisko komputerowe, z zainstalowanym programem Excel. Uczestnicy wykonują zadania praktyczne według wskazań prowadzącego, biorąc aktywny udział w tworzeniu formuł i funkcji. Dzięki takiej metodzie szkolenie jest w pełni interaktywne i zapewnia kursantom zdobycie dużego zasobu wiedzy, który przełoży się na przyśpieszenie zadań wykonywanych na programie Excel w ich codziennej pracy.

Szkolenie zostało zaplanowane na 2 dni, w godzinach od 8:30 do 15:00. W czasie przerw szkoleniowych proponujemy Państwu katering oraz przerwę śniadaniową.

Liczebność grupy szkoleniowej nie przekraczająca 10 kursantów, zapewnia komfort pracy i pewność, iż każdy z kursantów będzie pod indywidualną opieką Trenera, który odpowie na wszystkie pytania nurtujące uczestników szkolenia.

Szkolenie „Harmonogramowanie w Excelu” realizujemy także w systemie dedykowanym („szkolenie szyte na miarę”) dla firm, które chciałyby przeszkolić większą grupę pracowników. Dostosowujemy aspekty merytoryczne i techniczne związane ze szkoleniem do Państwa oczekiwań. Zarówno plan szkolenia, czas jego trwania oraz miejsce szkolenia jest w takim wypadku profilowane pod potrzeby naszych Klientów. Dzięki mobilności, jaką zapewnia nam posiadanie przenośnego zaplecza szkoleniowego w postaci laptopów, możemy szkolenie z Excela zrealizować w siedzibie Państwa firmy, jak również w dowolnie wybranym przez Państwa miejscu w Europie.